Werkgeversverklaring invullen

Een werkgeversverklaring invullen lijkt niet zo lastig. Helaas worden er door werkgevers nog steeds veel fouten gemaakt bij het invullen van de verklaring.

Een verkeerd ingevulde werkgeversverklaring zorgt voor vertraging bij het acceptatieproces door de geldverstrekker. Dat is vervelend voor degene die de hypotheek aanvraagt, maar ook voor de werkgever die de verklaring opnieuw in moet vullen.

Hierom hebben wij een korte handleiding werkgeversverklaring invullen geschreven, zodat fouten tot een minimum worden beperkt.


Handleiding werkgeversverklaring invullen

Het is belangrijk dat de werkgeversverklaring door één persoon wordt ingevuld.
Dit dient te gebeuren met één en dezelfde pen met blauwe inkt.
Alle vragen moeten volledig zijn ingevuld of aangekruist en door dezelfde persoon worden ondertekend.
Correcties op de verklaring, zoals doorhalen of weghalen met tipp-ex, zijn niet toegestaan.


Gegevens werkgever

Vul hier de naam in van het bedrijf waar de werknemer in dienst is. Handelsnamen, of een holding invullen terwijl de werknemer in dienst is van een onderliggende werkmaatschappij, zijn niet toegestaan. Het ingevulde adres moet overeenkomen met het adres dat bekend is bij de Kamer van Koophandel.


Gegevens werknemer

Vul hier de naam en het adres in van de werknemer. Ook de geboortedatum, de datum dat de medewerker in dienst is en de functie dienen hier te worden ingevuld. Alle gegevens die hier worden ingevuld, dienen exact overeen te komen met de gegevens die op de salarisstrook staan.

Indien de geldverstrekker afwijkingen constateert tussen de werkgeversverklaring en de salarisstrook, wordt de verklaring direct afgewezen.


Aard van het dienstverband

Hier kun je aangeven of de werknemer beschikt over een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd of een flexibele arbeidsrelatie als deze werkzaam is als uitzend-, inval- of oproep-kracht.
Ook hier dienen alle gegevens weer overeen te komen met de salarisstrook en de arbeidsovereenkomst.

De optie 'Directeur / Aandeelhouder' dient tevens te worden ingevuld. Indien deze vraag met 'Ja' wordt beantwoord, moet het percentage aandelen worden opgegeven en bestaat de kans dat er jaarcijfers van de ondernememing moeten worden overlegd.


Verklaring voortzetting dienstverband

Deze vraag is van toepassing bij een dienstverband voor bepaalde tijd. Dit is een intentieverklaring waarmee je als werkgever aangeeft de intentie te hebben de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd om te zetten in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, dit bij gelijkblijvend functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden. Hier dient ten alle tijden een extra handtekening inclusief bedrijfsstempel te worden gezet. Indien je niet beschikt over een bedrijfsstempel, dan voldoet een verklaring op je eigen zakelijke briefpapier, waarin staat aangegeven dat je niet over een bedrijfsstempel beschikt.


Inkomen

Vermeld hier het bruto-jaarsalaris van de werknemer. Het bruto-jaarsalaris moet exact gelijk zijn aan 12 maal het salaris dat op de salarisstrook staat aangegeven. Als er sprake is van een vierwekelijks salaris, dan dient dit salaris met 13 te worden vermenigvuldigd.

De vakantietoeslag dient óók overeen te komen met de arbeidsovereenkomst. Als er 8% in de arbeidsovereenkomst staat vermeld, dan moet er op de verklaring ook 8% worden berekend. Als er sprake is van vakantiebonnen, dan moet de volledige waarde van de jaarlijkse vakantiebonnen worden vermeld.

Als er structureel sprake is van onregelmatigheidstoeslag, provisie en/of overwerk, dan moet hier het bedrag over de laatste 12 maanden worden ingevuld. Een vaste 13e maand kan alleen worden meegenomen als deze is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. Dat geldt ook voor een eventuele vaste eindejaarsuitkering en een vrij besteedbaar flexibel budget.


Leningen / Loonbeslag

Geef hier aan of je als werkgever je werknemer onderhandse leningen hebt verstrekt. Ook als er loonbeslag is gelegd moet het maandelijkse bedrag aan beslag, inclusief de einddatum, worden vermeld.


Ondertekening

Zodra de werkgversverklaring volledig is ingevuld kan deze worden ondertekend. Dit dient te gebeuren door degene die ook de werkgeversverklaring heeft ingevuld. Het is dus niet mogelijk de verklaring in te laten vullen door de financiële administratie en te laten ondertekenen door de directeur van het bedrijf. Het is belangrijk om ook hier een bedrijfsstempel te zetten. Als je hier niet over beschikt dan moet dit ook weer worden verklaard middels een brief op eigen zakelijk briefpapier.


Verificatie

Vul hier de gegevens in van de persoon met wie contact opgenomen kan worden ter verificatie van de ingevulde werkgeversverklaring.


Controle

Controleer de verklaring volledig nadat deze is ingevuld. Indien er iets niet goed is ingevuld, of niet overeenkomt met de salarisstrook of arbeidsovereenkomst, dan wordt de verklaring afgewezen door de geldverstrekker en is de kans groot dat deze weer opnieuw moet worden ingevuld. Hierdoor onstaat er vertraging in de hypotheekaanvraag van de werknemer.

Neem voor vragen over het invullen van de werkgeversverklaring contact met ons op.